Términos
Básicos De Administración
La
Empresa
La empresa es la institución
o agente económico que toma las decisiones sobre la utilización de factores de
la producción para obtener los bienes y servicios que se ofrecen en el mercado.
La actividad productiva consiste en la transformación de bienes intermedios
(materias primas y productos semielaborados) en bienes finales, mediante el
empleo de factores productivos (básicamente trabajo y capital).
Para poder desarrollar su
actividad la empresa necesita disponer de una tecnología que especifique que
tipo de factores productivos precisa y como se combinan. Asimismo, debe adoptar
una organización y forma jurídica que le permita realizar contratos, captar
recursos financieros, si no dispone de ellos, y ejerce sus derechos sobre los
bienes que produce.
La empresa es el instrumento
universalmente empleado para producir y poner en manos del publico la mayor
parte de los bienes y servicios existentes en la economía. Para tratar de
alcanzar sus objetivos, la empresa obtiene del entono los factores que emplea
en la producción, tales como materias primas, maquinaria y equipo, mano de
obra, capital, etc… Dado un objetivo u objetivos prioritarios hay que definir
la forma de alcanzarlos y adecuar los medios disponibles al resultado deseado.
Toda empresa engloba una amplia gama de personas e intereses ligados entre sí
mediante relaciones contractuales que reflejan una promesa de colaboración.
Desde esta perspectiva, la figura del empresario aparece como una pieza básica,
pues es el elemento conciliador de los distintos intereses.
Organización
Grupo social compuesto por
personas, tareas y administración, que forman una estructura sistemática de
relaciones de interacción, tendientes a producir bienes y/o servicios para
satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un entorno y así poder
satisfacer su propósito distintivo que es su misión. Organización: Es un
sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más
personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la
organización. Una organización sólo existe cuando hay personas capaces de
comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un
objetivo común. Es un conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento
que han de respetar todos sus miembros, y así generar el medio que permite la
acción de una empresa. La organización es el acto de disponer y coordinar los
recursos disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante
normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos.
·
Características
1.
Caso particular de grupo
2.
Reglas explícitas
3.
Grado de formalización
4.
La organización se da en un espacio, tiempo y
cultura determinada
5.
Presenta conductas recurrentes
6.
La organización es básicamente orden
7.
Se orientan a una finalidad
8.
Generan consecuencias en el ambiente
9.
Creados en un punto temporal: inicio de
actividad.
10. Orden
jerárquico establecido, normas y reglas que cumplir.
11. Producen
y/o venden bienes y servicios (empresa).
12. Dan
y generan trabajo (empresa).
13. En
la organización se da cierta cultura.
14. Generan,
transmiten y poseen poder.
15. Crean,
imágenes, símbolos, prestigios, etc.
16. Son
indicadores de la sociedad actual.
17. Producen
y transmiten tecnología.
18. Son
medios para crear, conservar, y transmitir conocimientos.
Un organigrama es la
representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra
organización. Representan las estructuras departamentales y, en algunos casos,
las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas
y competenciales de vigor en la organización.
·
El
organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea
uniforme acerca de la estructura formal de una organización o empresa.
1.
Desempeña un papel informativo.
2.
Obtener todos los elementos de autoridad, los
diferentes niveles de jerarquía, y la relación entre ellos.
En el organigrama no se
tiene que encontrar toda la información, para conocer como es la estructura
total de la empresa.
·
Todo
organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:
1.
Tiene que ser fácil de entender y sencillo de
utilizar.
2.
Debe contener únicamente los elementos
indispensables.
·
Tipos
de organigrama
1.
Vertical: Muestra las jerarquías según una
pirámide, de arriba a abajo.
2.
Horizontal: Muestra las jerarquías de
izquierda a derecha.
3.
Mixto: Es una combinación entre el horizontal
y el vertical.
4.
Circular: La autoridad máxima está en el
centro, alrededor de él se forman círculos concéntricos donde se nombran a los
jefes inmediatos.
5.
Escalar: Se usan sangrías para señalar la
autoridad, cuanta mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo.
6.
Tabular: Es prácticamente escalar, solo que
mientras el escalar lleva líneas que unen los mandos de autoridad el tabular
no.
Misión
La misión es el motivo,
propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa u organización
porque define: 1) lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el
que actúa, 2) lo que pretende hacer, y 3) el para quién lo va a hacer; y es influenciada
en momentos concretos por algunos elementos como: la historia de la
organización, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios, los
factores externos o del entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades
distintivas .Complementando ésta definición, citamos un concepto de los autores
Thompson y Strickland que dice: "Lo que una compañía trata de hacer en la
actualidad por sus clientes a menudo se califica como la misión de la compañía.
Una exposición de la misma a menudo es útil para ponderar el negocio en el cual
se encuentra la compañía y las necesidades de los clientes a quienes trata de
servir".
Visión
Para Jack Fleitman, en el
mundo empresarial, la visión se define como el camino al cual se dirige la
empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones
estratégicas de crecimiento junto a las de competitividad .
Según Arthur Thompson y A.
J. Strickland, el simple hecho de establecer con claridad lo que está haciendo
el día de hoy no dice nada del futuro de la compañía, ni incorpora el sentido
de un cambio necesario y de una dirección a largo plazo. Hay un imperativo
administrativo todavía mayor, el de considerar qué deberá hacer la compañía
para satisfacer las necesidades de sus clientes el día de mañana y cómo deberá
evolucionar la configuración de negocios para que pueda crecer y prosperar. Por
consiguiente, los administradores están obligados a ver más allá del negocio
actual y pensar estratégicamente en el impacto de las nuevas tecnologías, de las
necesidades y expectativas cambiantes de los clientes, de la aparición de
nuevas condiciones del mercado y competitivas, etc... Deben hacer algunas
consideraciones fundamentales acerca de hacia dónde quieren llevar a la
compañía y desarrollar una visión de la clase de empresa en la cual creen que
se debe convertir.
·
Diferencias
Entre Misión y Visión:
1.
Algunos dicen que la visión es más genérica
que la misión y, por lo tanto, que es menos precisa.
2.
Otros creen que la visión es algo que yace en
la mente de una persona y, por consiguiente, que es menos objetiva que
subjetiva.
3.
En contraparte, suele pensarse que la misión
es mucho más precisa, específica, y que es algo de lo cual ya se tiene alguna
certeza.
4.
En todo caso, conocer el sitio adonde se va
allana considerablemente el camino, y desde este punto de vista, el concepto de
misión es más usual y suele ser definido como el modo en que los empresarios,
líderes y ejecutivos deciden hacer realidad su visión.
5.
Sin embargo, cabe señalar que existen otros
puntos de vista acerca de las diferencias entre la misión y visión, y que se
pueden resumir en los siguientes conceptos:
6.
Lo que es ahora el negocio (o el motivo,
propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa u organización en
la actualidad), es la misión.
7.
Lo que será el negocio más adelante (o el
hacia dónde se dirige la empresa a largo plazo y en qué se deberá convertir),
es la visión.
8.
En otras palabras, la misión pone énfasis en
la "actualidad" del negocio, en cambio la visión, en el futuro a
largo plazo de éste.
Estrategia
La estrategia es un modelo
coherente, unificador e integrador de decisiones que determina y revela el
propósito de la organización en términos de objetivos a largo plazo, programas
de acción, y prioridades en la asignación de recursos, tratando de lograr una
ventaja sostenible a largo plazo y respondiendo adecuadamente a las
oportunidades y amenazas surgidas en el medio externo de la empresa, teniendo
en cuenta las fortalezas y debilidades de la organización.
Por otro lado, teniendo en
cuenta que hoy en día la estrategia se ha convertido en una herramienta
obligatoria dentro de la actividad gerencial, existen aspectos diferenciadores
que en conjunto integran una definición suprema de lo que realmente es. Dentro
de las acepciones generales que se han encontrado, la estrategia se enfoca
hacia el lado de establecer un planteamiento ya que dentro de las
organizaciones en un principio es vista como una guía, un modo de acción futura
que generara posteriores beneficios si se realiza correctamente. Así mismo, se
enfoca hacia una percepción mas modelada ya que puede considerarse un patrón
que permite una determinada coherencia a través del tiempo. Para este caso, se
plantea una estrategia deseada y una aplicada. La estrategia deseada es la
concepción original que se tiene sobre lo que se quiere hacer en la empresa y
la aplicada es lo que realmente se hizo comparándolo con lo deseado. Aquí, la
experiencia es la parte impulsador del establecimiento de nuevas metas
organizacionales y la intuición o el sentido practico se reafirma gracias a los
resultados obtenidos.
Planeación
La planificación, la
planeación o el planeamiento, es el proceso metódico diseñado para obtener
un objetivo determinado. En el sentido más universal, implica tener uno o
varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para concluirse
exitosamente.
Otras definiciones, más
precisas, incluyen "La planificación es un proceso de toma de decisiones
para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los
factores internos y externos que pueden influir en el logro de los
objetivos". Va de lo más simple a
lo complejo, dependiendo el medio a aplicarse. La acción de planear en la
gestión se refiere a planes y proyectos en sus diferentes ámbitos, niveles y
actitudes.
Trabajo
en Equipo
De por sí la palabra
"equipo" implica la inclusión de más de una persona, lo que significa
que el objetivo planteado no puede ser logrado sin la ayuda de todos sus
miembros, sin excepción. Es como un juego de fútbol: todos los miembros del
equipo deben colaborar y estar en la misma sintonía para poder ganar. El
futbolista no debe jugar por sí solo, tiene que tomar en cuenta el hecho de que
forma parte de un equipo. Solemos pensar que el trabajo en equipo sólo incluye
la reunión de un grupo de personas, sin embargo, significa mucho más que eso.
Trabajar en equipo implica
compromiso, no es sólo la estrategia y el procedimiento que la empresa lleva a
cabo para alcanzar metas comunes. También es necesario que exista liderazgo,
armonía, responsabilidad, creatividad, voluntad, organización y cooperación
entre cada uno de los miembros. Este grupo debe estar supervisado por un líder,
el cual debe coordinar las tareas y hacer que sus integrantes cumplan con
ciertas reglas.
Equipo
de Trabajo
La importancia del
equipo de trabajo se encuentra en la facilidad para distribuir las tareas.
Nadie puede tener la capacidad en una empresa de hacerlo todo, por eso se requiere
un equipo de trabajo con diversas habilidades para hacer frente a las responsabilidades
adquiridas en la iniciativa empresarial. Además, dichas habilidades permitirán
resolver inconvenientes encontrados en un momento dado.
La diferencia entre
un grupo de trabajo y un equipo de trabajo está en los resultados que producen
cada uno de sus miembros, por lo que formar un equipo no es tan sencillo como
parece. Un equipo de trabajo obtiene un alcance mayor que la suma de los
resultados de cada uno de sus miembros gracias a que en éste se encuentran los únicos
con talento que realizarán la iniciativa empresarial.
En términos
generales, una empresa no es más que un equipo estratégicamente conformado y
que comparte una visión y un proceso. Independientemente del tamaño de su
negocio, el equipo de trabajo debe realizar alianzas no sólo con equipos en
actividades similares, sino también con aquellos que pueden llegar a ser sus
proveedores. Las alianzas son importantes porque la búsqueda de un aliado puede
ser una buena solución para poder desarrollar proyectos empresariales
imposibles de asumir en solitario.
Planificación
La planificación cumple dos
propósitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. El
propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre
que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una acción
administrativa determinada. El propósito afirmativo de la planificación consiste
en elevar el nivel de éxito organizacional.
Un propósito adicional de la
planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las
organizaciones. Se ha dicho que la planificación es como una locomotora que
arrastra el tren de las actividades de la organización, la dirección y el
control.
Por otro lado, se puede
considerar a la planificación como el tronco fundamental de un árbol imponente,
del que crecen las ramas de la organización, la dirección y el control. Sin
embargo, el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la
empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual
deberán ejecutarse las acciones planificadas.
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